Praktijkvoorbeeld Vanpoolen

Ertsoverslagbedrijf EECV, gevestigd in de Rotterdamse Europoort, verzorgt al jaren het woon-werkvervoer van haar werknemers door middel van ‘vanpoolen’: personeel rijdt gezamenlijk met kleine busjes naar het werk. Volgens een vaste dienstregeling rijden er inmiddels 38 busjes waar zo’n 270 medewerkers gebruik van maken. Op die manier voorkomt het bedrijf dat iedereen de eigen auto pakt.

Omdat de medewerkers van EECV veelal in ploegendienst werken, werken zij vaak tot heel vroeg of juist heel laat. Deze werktijden, in combinatie met de afgelegen ligging van EECV, maken het voor de medewerkers onmogelijk om met het openbaar vervoer naar het werk te reizen. Vanuit duurzaamheids- en kostenoogpunt wil EECV voorkomen dat alle medewerkers met de eigen auto komen. Daarom organiseert het bedrijf al jarenlang gezamenlijk vervoer
voor haar medewerkers.

Voordat het bedrijf overstapte naar de kleine negenpersoonsbusjes werden touringcars ingezet. Maar deze wijze van collectief vervoer bleek niet ideaal vanwege indirecte routes, met bushaltes ver verwijderd van de woningen en veel stops, met lange reistijden tot gevolg. Hierdoor verkozen medewerkers de eigen auto toch vaak boven de bus, met als resultaat lege (maar wel enorm kostbare) bussen.

EECV gooide daarom het roer om. De grote touringcars werden vervangen door kleine busjes met een capaciteit van maximaal negen inzittenden. Momenteel telt het bedrijf 38 busjes met elk een eigen dienstregeling. Op basis van de route worden medewerkers gevraagd om als chauffeur op te treden. De chauffeurs krijgen dan een negenpersoonsbusje mee naar huis, waarmee ze onderweg naar het werk verschillende collega’s ophalen en op weg naar huis weer thuis afzetten. In het geval van EECV ontvangen de chauffeurs een onkostenvergoeding.

Uitvoering

Om vanpoolen te organiseren, werkt EECV samen met Vipre (een organisatie gespecialiseerd in bedrijfsvervoer op maat) dat de busjes levert en de dienstregeling opstelt op basis van woonadressen en werktijden van de medewerkers. De bushaltes liggen op maximaal 600 meter afstand van de woning. Vanwege dit maatwerk is de reistijd met de bus in veel gevallen gelijk aan of slechts een klein beetje langer dan met de eigen auto. Voor het rijden op de busbaan heeft EECV bovendien een ontheffing van verschillende wegbeheerders in de regio. Dit maakt vanpoolen in de spits vaak zelfs sneller dan reizen met de eigen auto. Bovendien krijgen de medewerkers van EECV geen reiskostenvergoeding, waardoor het gebruik van de eigen auto onaantrekkelijk is ten opzichte van de voor medewerkers gratis vanpool-dienst.

Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, kijkt Vipre in eerste instantie of deze medewerker aan kan sluiten bij de bestaande vanpool-dienstregeling. Als dit niet het geval is, herziet Vipre de dienstregeling. Vipre past de dienstregeling dan aan met het adres van de nieuwe medewerker, waarbij het bedrijf probeert de reistijd van de huidige medewerkers zo min mogelijk te verlengen. Alle medewerkers ontvangen de dienstregeling op papier en kunnen deze terugvinden op de site van Vipre. Bij wijzigingen betrekt EECV de vervoerscommissie van de ondernemingsraad en communiceert daarnaast actief over wijzigingen met de medewerkers.

Resultaat

Momenteel reizen zo’n 270 medewerkers van EECV met de busjes van en naar het werk. Hun ervaringen zijn over het algemeen positief. Ze vinden het gezellig om samen te reizen en komen vaker op tijd. Bovendien doet EECV veel om de betrouwbaarheid van de dienst te garanderen. Zo organiseert EECV vervanging als een chauffeur afwezig is en regelt voor een collega die moet overwerken dat hij/zij met iemand anders mee kan rijden of met de taxi naar huis kan. Om de tevredenheid te blijven garanderen, is periodiek overleg met Vipre en de vervoerscommissie van de ondernemersraad van EECV.

Voor EECV geldt een financieel voordeel: het vanpoolen is goedkoper dan de eerder ingezette touringcars en ook voordeliger dan wanneer iedereen met de eigen auto komt. Bovendien draagt EECV zo bij aan een verminderde uitstoot van uitlaatgassen. Medewerkers die niet in ploegendienst werken (en dus afwijkende werktijden hebben) krijgen een (elektrische) leaseauto ter beschikking. Ook hierin stuurt het bedrijf aan op samen rijden (carpoolen) zodat medewerkers zo duurzaam en efficiënt mogelijk van A naar B reizen.

Aandachtspunten bij inzet elders

Voor de inzet van vanpoolen gelden de volgende aandachtspunten:

  • Voor een goede dienstregeling én gevulde busjes is het belangrijk dat medewerkers ongeveer gelijke werktijden hebben. Daarom leent vanpoolen zich goed voor bedrijven die met ploegendienst werken. Vooral omdat deze mensen vaak tot heel vroeg of juist heel laat werken wanneer het regulier openbaar vervoer niet rijdt.
  • Betrek de ondernemingsraad op tijd. Dit komt het draagvlak ten goede en de hier aanwezige kennis kan helpen om tot een optimale indeling te komen.
  • Voor bedrijven die dichtbij elkaar gevestigd zijn (en ongeveer gelijke werktijden hanteren), kan het lonen om vanpoolen gezamenlijk op te pakken, om zo de netwerken nog fijnmaziger in te richten voor een optimale dienstregeling.
  • Zorg voor een alternatief wanneer een medewerker niet mee kan rijden (bijvoorbeeld vanwege overwerken). Zo weet de medewerker dat hij/zij thuiskomt, wat de betrouwbaarheid van de dienst en de tevredenheid bij de medewerkers ten goede komt.
  • Overweeg om de reiskostenvergoeding voor het afleggen van woon-werkverkeer met de auto te laten vervallen. Deze pushfactor maakt vanpoolen nog aantrekkelijker.